简介东软电子病历信息系统用户手册是一份医疗信息化领域的操作指南面向医院医护人员、系统管理员及项目实施人员帮助读者快速掌握系统的登录方式、界面布局、病历新增/修改/删除/查询/导出等核心操作并理解 Phis 系统在患者就诊、医生诊断、药品管理、病历管理与财务管理等环节的流程。资源为单个 docx 文档压缩包仅 21KB内容紧凑但覆盖完整既包含主界面菜单栏、快捷工具栏、左侧导航栏、主工作区等模块说明也整理了登录失败、病历无法保存或导出等常见问题的解决办法。此外还延伸介绍了基层医疗卫生信息系统 V10 及护士站相关操作适合作为上线培训、内部制度梳理或日常查阅的参考资料。截至目前已有 1870 人学习下载对正在部署或使用东软电子病历系统的团队有直接参考价值。1. 电子病历信息系统用户手册.docx 到底是什么不是用来通读的是用来照做的《电子病历信息系统用户手册.docx》是医院上线电子病历系统时随系统一起交付、再由信息科转给临床科室的操作文档篇幅从几十页到两三百页不等。我见过它在护士站电脑桌面上吃灰半年也见过夜班护士在凌晨三点靠它救回一条卡住的医嘱。真正的问题从来不是“有没有人读”而是“遇到问题时能不能在最短时间里找到那句话”。反直觉的结论是用户手册的价值不在通读而在照做。它是一份应急地图不是一本教材。想清楚这个定位后面怎么核对版本、怎么读流程、怎么排查对不上就都顺了。接下来我会按自己处理此类手册的顺序来讲适合信息科新人、科室质控员以及负责系统培训的临床同事。2. 拿到手册先别翻正文版本、模块和角色权限的三张核对表不管手册标题挂在哪家厂商名下到我手里的第一步永远是核对不是阅读。原因很简单电子病历系统是持续迭代的产品手册的编写时间、对应的系统版本、覆盖的功能模块只要有一项对不上后面照着做的每一步都可能翻车。花十分钟做三张核对表往往能省掉之后十几个小时排错的血泪时间。很多人拿到手册直接翻到“登录”章节觉得登录谁不会。但真正上线时出问题的恰恰是那些没被核对过的隐性差异手册是按旧版本写的、模块清单少了一章、或者界面是按管理员权限截的图。这三件事没确认就往下走手册越厚误导越深。2.1 版本核对手册修订页和系统版本号对不上后面全是白看先找手册本身的修订记录。这类 docx 通常在封面后第一页或者文档末尾有一张修订记录表写着版本号、修订日期、修订人、修订说明。再查系统实际版本登录电子病历系统后版本号一般出现在登录页左下角、主窗口的“关于”菜单或“帮助”里。两边的信息要能对应上至少要保证手册的修订日期不早于系统部署日期。核对项手册里看哪里系统里看哪里对不上怎么办系统版本号修订记录表或封底登录页左下角、“关于”弹窗以系统为准联系信息科索取对应版本手册修订日期修订记录表系统上线或升级记录手册日期晚于最近一次升级日期基本可用模块清单目录章节主页功能菜单手册缺的模块先按系统实际界面操作操作上有个容易忽略的细节医院里跑的版本很多不是厂商原版号而是实施方二次定制后的版本版本号字符串对不上是常态。这时候别纠结数字是否完全一致只要系统最近一次升级日期早于手册修订日期、功能描述又能对得上就可以用。对不上的情况我一般会在手册封面写一行“系统当前版本 X.X手册待更新”提醒后拿到的同事别再踩一遍。注意版本没核对清楚之前不要把手册直接拆成科室培训材料。我在交付现场踩过最深的坑就是按旧手册做完培训新系统上线第一天护士照着手册找不到“体温单录入”入口整个护士站早上被卡住场面很被动。2.2 模块清单核对门诊、住院、医嘱、病历书写、质控一个都不能少电子病历系统的用户手册通常不是一模块一册而是把全院功能揉成一份文档。目录本身就是模块清单我一般会对着系统主页菜单逐项过一遍确认手册覆盖了哪些部分。常见的模块大致如下手册模块覆盖的典型功能使用频率门诊医生站接诊、门诊病历书写、处方、检验检查申请极高住院医生站入院记录、病程记录、出院小结、医嘱开立极高护士站医嘱复核执行、体温单、护理记录、输液巡视极高病历质控质控规则查看、缺陷提醒、整改反馈中质控员专用系统管理用户维护、角色权限、字典维护、参数配置低信息科专用核对时要特别注意“病历质控”和“系统管理”这两块。它们是手册里最容易缺、也最容易被忽略的章节但恰恰是质控办和信息科真正要用的部分。如果手册目录里没有质控章节不一定代表系统没有质控功能很可能是厂商把质控单独出册了。这种情况我一般会问对接人确认是否有另一份手册而不是默认“系统没有这个模块”。另外各家电子病历系统的模块命名并不统一。有的叫“住院医生站”有的叫“医生工作站”有的把体温单单独拆成“护理记录系统”。核对时别只对字面要对功能手册里写的“医生站”在系统里是不是那个每天用来开医嘱的入口这一点比名字是否一致更重要。2.3 角色权限核对同一套手册医生和护士看到的界面并不一样最后一张核对表是角色权限。电子病历系统的界面是按角色渲染的同一个系统医生账号看到的是病历书写和医嘱开立护士账号看到的是医嘱执行和体温单收费账号看到的又是另一套界面。手册里的操作路径必须和你手上的账号角色一致否则照着手册找菜单大概率找不到。角色首页默认功能手册里对应章节医生今日患者列表、待写病历、医嘱本门诊/住院医生站章节护士医嘱执行单、体温单、护理记录护士站章节收费/挂号挂号、收费、退费、日结门诊收费章节科室管理员本科室用户、模板维护、排班系统管理/科室管理章节这里最容易被误解的一点是手册里画的“系统主菜单”是管理员视角的完整菜单而医生护士登录后只能看到自己被授权的子集。所以当有人反馈“手册上写的功能我没有”时先别怀疑手册错了多半是权限没开。我自己的判断顺序已经固化成条件反射先查角色权限再查手册描述顺序反了就是在给自己找麻烦。3. 手册里的核心流程怎么读从门诊接诊到病历归档的一串操作路径三张核对表做完手册才算进入“可读”状态。读的时候不要按章节顺序从头翻到尾而是按自己岗位的高频流程去读。我通常建议科室把手册当导航地图先找流程再找流程里的每个操作节点把每个节点的输入、输出和限制条件都当成参数来记。电子病历系统有一个共性界面上的按钮很多但真正每天反复操作的流程就那么七八条。与其泛读一遍不如拿自己科室最常用的三五条流程逐节点对照系统走一遍。走通一条再走下一条比从头翻书有用得多。3.1 门诊接诊流程挂号、接诊、书写、处方这条链上的菜单路径门诊医生站的核心流程手册里通常写成一串路径。最常见的门诊接诊流程大致是门诊医生站 → 今日患者列表 → 双击患者进入接诊界面 → 点“病历书写” → 选择门诊病历模板 → 保存并提交。读这一步时我重点盯三个参数。第一个参数是接诊状态。双击患者之后系统才会标记“接诊中”这时候开的处方、检查申请才会挂到该医生名下。跳过接诊直接开单有的系统会提示“请先接诊”有的系统会静默地把单子挂到别的医生名下这就是门诊典型事故的来源。第二个参数是模板。病历模板按科室维护一个科室可能有多个模板手册会写模板的调用入口但不会告诉你哪个是本科室标准模板这个要去问科室管理员。第三个参数是提交动作。“保存”和“提交”在电子病历系统里是两回事保存只是暂存提交才进入质控范围并锁定修改权限提交后要改就得走“修改申请”流程。流程参数手册里怎么描述实际要注意的坑接诊状态双击患者进入接诊未接诊开单会让单子归属错误模板选择选择病历模板标准模板以科室管理员指定为准保存/提交先保存、再提交提交后要修改需走撤回或修改申请读这类流程的时候我会在手册边上直接标注“保存和提交不是一回事”。临床上大部分“病历写错了改不了”的求助根源都在这一步值得培训时单独讲。3.2 住院医嘱流程开医嘱、停医嘱、作废医嘱的边界条件住院部分最核心的是医嘱流程。医嘱在电子病历系统里不是简单的“开”一个动作而是一组状态流转开立、复核、执行、停止外加一个作废。医生站和护士站之间的大部分矛盾本质是两边对医嘱状态的理解不一致。开医嘱发生在住院医生站医生选择医嘱类型长期医嘱或临时医嘱录入药品或诊疗项目选择频次剂量提交后进入待复核状态。护士在护士站看到待复核医嘱核对无误后点“复核执行”医嘱才开始真正生效。这个环节有个时间参数很关键临时医嘱需要在规定时限内完成执行手册里通常会写执行截止规则但实际执行口径以科室护理管理为准。停医嘱和作废医嘱是方向完全不同的两件事。停医嘱是治疗正常结束医嘱状态变为“已停止”历史记录完整保留。作废则是医嘱本身开错了需要把它从有效记录里移除。系统里通常只有尚未复核的医嘱能直接作废已经复核执行的医嘱只能走“停止”或“退药退费”流程。手册会用一小节讲两者区别但临床上还是常有人混用最后造成医嘱记录和实际治疗不一致的纠纷隐患。医嘱动作适用场景状态变化能否恢复开立新开治疗草稿 → 待复核可删除复核执行护士核对无误待复核 → 执行中不可直接取消停止治疗结束执行中 → 已停止可重新开立作废医嘱开错未执行状态 → 作废不可恢复只能重开3.3 病历书写与归档模板、时限与签名规则病历书写是电子病历系统里规则最硬的部分因为它直接对着病历书写规范和质控要求。手册这部分通常写得最规范但我建议把它当参数表来读而不是当说明文。核心参数是时限和签名。入院记录要在患者入院后 24 小时内完成抢救记录要在抢救结束后 6 小时内据实补记日常病程记录按病情严重程度分级病危患者每天至少一次病重患者每两天至少一次普通患者每三天至少一次。这些时限不是厂商定的是规范定的系统只是在超时后弹提醒或记缺陷。手册的作用是告诉你系统的提醒逻辑和录入位置而不是规定时限本身。所以读手册前先把本科室适用的时限规则列出来再对照手册看系统在哪几个环节做了超时拦截。签名规则也值得单独看。现在的系统普遍支持电子签名但“提交”不等于“签名”。有的系统需要单独的签名按钮有的系统在特定时间段内支持批量签名。手册会写明签名入口和条件但最常见的事故是医生以为提交就算签过名结果质控反馈“病历未签名”。这个坑建议科室在新人入科培训时专门讲一次最好配上一次真实演练。注意任何关于病历时限、签字有效性的操作都以当地卫生行政部门的规范文本和本院质控细则为准。厂商手册只是系统功能的操作映射不是规则源头。4. 手册和系统对不上的排查现场五个常见坑和处理办法这部分是我拿到任何用户手册后真正花时间的环节。手册写得再好系统迭代一轮、权限收敛一版总有对不上的地方。下面五个问题是我在多个科室反复遇到的每条按现象、原因、解决三步拆开讲方便直接对号入座。4.1 截图和当前界面不一致现象手册里的截图按钮位置、字段名称和当前系统界面明显不同用户照着截图找不到入口开始怀疑自己操作有问题。原因手册截图是在编写时用当时的版本截的系统升级后界面布局调整或按钮改名而手册没有同步更新。电子病历系统一年至少有两次小版本迭代界面微调是常态。解决以系统实际界面为准把手册里的路径改写到自己账号的视角下然后在手册对应位置用批注标注“截图已过期以实际界面为准”。如果只是电子文档直接在截图上方插入一行说明文字。反复对不上的章节建议信息科收集后统一反馈给厂商更新手册而不是让每个科室自己各改一遍。4.2 按手册找不到菜单或按钮置灰现象用户反馈“手册第几章写的某个菜单我登录后根本没有”或者菜单在但按钮是灰色点不动。原因九成是权限问题。手册写的是管理员或完整权限视角当前账号的角色没有被授权对应菜单。剩下一成是菜单入口有层级折叠需要展开某个导航节点才看得到。解决先让用户看系统右上角的账号信息或角色标签确认当前角色再找科室管理员确认该角色应有的菜单授权最后才怀疑手册。按钮置灰的情况把鼠标悬停在灰色按钮上很多系统会显示“无权限”或“需复核后方可操作”的提示文案这个提示往往比手册更准确。这类问题处理多了就明白先查权限再查手册顺序反了就是浪费时间。4.3 快捷键和组合键时灵时不灵现象手册里写的快捷键比如保存病历用的组合键有时候按了没反应有时候弹出奇怪的字符换一台电脑又正常。原因这类系统的快捷键依赖浏览器和输入法环境。中文输入法在中文输入状态下会截获一部分组合键浏览器不同快捷键支持也有差异。手册通常不会写“请在英文输入法下使用快捷键”这种细节于是问题看起来像玄学。解决在手册快捷键列表页加一行提示使用快捷键前切换为英文输入法并确认浏览器是系统支持的那一款。如果科室电脑浏览器版本很杂建议信息科统一下发标准浏览器避免同一套快捷键在不同机器上表现不一致。这个问题隐蔽在它和环境相关、和系统无关排查时很容易被带偏方向。4.4 docx 排版错乱、图片显示不出来现象手册发到科室后有人用办公软件打开出现目录页码错乱、表格宽度变形、正文里的截图裂开或显示红叉。原因docx 在编写时用了特殊样式、嵌入字体或特定页面设置在不同工具里打开渲染不一致图片如果是链接方式而不是嵌入文档换机器后路径失效就会显示红叉。解决先确认打开用的工具版本尽量用与编写环境兼容的办公软件。排版错乱严重时把 docx 另存为 PDF 作为分发主格式PDF 渲染稳定得多。图片显示红叉的要检查图片是否真的嵌入文档——厂商交付的文档偶尔会把图片做成外部链接拷到别的机器上就丢。我现在要求交付物同时给 docx 和 PDF 两个版本docx 留作编辑修改PDF 用来下发培训。4.5 手册没有覆盖系统新增的功能现象系统里明显有一个新功能按钮或新菜单手册目录里却没有对应章节用户不敢点怕点坏了。原因系统小版本先上线手册更新滞后。这是文档类交付物最常见的时效问题不是系统故障也不是操作问题。解决信息科每次版本升级后拿升级说明和手册目录对一遍新增功能先以系统内的帮助文档或升级说明为准并登记到手册待更新清单里。我自己的习惯是每季度把手册目录打印出来和线上系统主菜单逐项比对一次半小时能做完但能让手册一直保持在“八九成可用”的状态而不是变成科室里那本永远没人信的老黄历。5. 把 docx 用起来的技巧导航、检索、批注与岗位化拆解手册核对完、坑排查清楚之后最后一步是怎么让这份 docx 在科室里真正被用起来。几百页的文档直接丢给用户等于没有文档必须做加工。加工的目标只有一个让一个不熟悉系统的人能在三十秒内找到自己需要的操作说明。5.1 打开手册先开导航窗格目录也能当程序入口用用办公软件打开 docx 后第一件事是打开导航窗格。Word/WPS 这类常见文档工具都有这个功能开启后左侧会显示可折叠的标题树点任意标题直接跳到对应章节。这比滚动翻页高效得多等于把文档目录变成了一个类似系统菜单的导航器。操作上在“视图”菜单里找“导航窗格”或“文档结构图”勾选即可。导航窗格对电子病历手册尤其好用因为这类手册的标题层级通常就是按模块和流程组织的章节标题和系统菜单路径高度对应。比如要找“会诊记录”怎么写先展开“住院医生站”下的“病历书写”再点“会诊记录”路径清晰。我培训信息科新人时第一个要求就是开手册先开导航窗格不要用滚动条找内容那是在浪费时间。5.2 按按钮名和报错文案检索比按流程名找快得多很多人查手册的习惯是搜流程名比如搜“出院”或“转科”但手册的叙述顺序是按模块组织的流程名不一定出现在标题里。我的习惯是搜按钮名和报错文案。按钮名是界面上的真实文字报错文案是系统弹出的原话这两个词几乎百分百会在手册正文里出现。我想解决的事别搜改搜出院小结写不了出院流程“出院小结”按钮名或系统报错原文医嘱作废失败医嘱怎么改报错提示原文如“已执行医嘱不能作废”体温单录错一天体温单修改界面上的功能按钮名如“校正”或“修改”检索用文档工具自带的查找功能输入按钮名时用完整的界面文案不要输拼音或缩写。手册里的按钮名如果和实际界面不完全一致检索会落空这时候回到界面复制真实按钮名再搜一次。这个技巧实战价值很高尤其是深夜值班时搜报错原文比翻目录快十倍。5.3 按角色拆手册把几百页拆成一张岗位操作卡手册是给全院写的但每个岗位只需要其中一部分。把整本手册按角色拆开每个岗位只保留自己会用的章节装订成操作卡科室培训效果立刻不一样。我的做法是先按角色圈定章节范围再摘出高频操作做成单页速查表。岗位保留章节额外整理的速查内容门诊医生门诊医生站、门诊病历常用模板列表、保存提交要点住院医生住院医生站、病历书写、医嘱病历时限表、医嘱动作对照表护士护士站、医嘱复核执行、体温单复核执行流程、常见报错处理质控员质控章节、系统管理部分缺陷规则清单、整改反馈路径拆的时候保留原手册的页码和章节号方便用户翻回完整手册定位上下文。操作卡不用做得精美A4 纸打印贴在护士站或医生办公室就够关键是步骤编号必须和系统真实界面一致。这一步是手册从“文档”变成“工具”的转折点。5.4 打印和分发前要做的三件小事第一件是检查修订状态确认手里的 docx 是最新版别把旧版打印出去。第二件是生成统一的 PDF 分发格式避免不同设备打开 docx 时排版漂移、图片丢失。第三件是在封面或分发说明里写明四样东西对应系统版本、适用范围、更新日期、信息科联系人。做完这三件手册才真正从个人参考变成科室资产。提示在 docx 里加批注、改文字之前先另存一个副本原版留档。文档修改没有代码仓库那种便利的历史回退留一份后悔药非常重要。6. 最后一步拿手册做一次真实走查胜过通读十遍所有核对、拆解做完之后我还有一个雷打不动的习惯让一个没参加过实施的人拿着加工好的手册在测试环境里完整走一遍流程。比如从门诊挂号开始接到一个模拟患者写一份门诊病历开一条处方再走一遍住院入科、开医嘱、写入院记录、写病程、出院归档。走查时手册放在旁边每一步都对着手册操作遇到手册没说清或说错的地方当场标记。这一遍走查的价值在于它能暴露出所有静态阅读发现不了的问题。比如手册写“点保存后病历进入待提交状态”但实际界面上根本没有“待提交”字样只有“暂存”再比如手册里的操作路径是管理员视角用模拟患者账号登录后菜单少了两个入口。这些东西只有真实操作一遍才会暴露。走查完把标记的问题集中改回手册里这份手册才真正可信。我自己的习惯是每次系统小版本更新后抽一个模块走查一次。不可能全部重走但会优先选升级说明里提到有改动的模块。走查时直接用批注功能写在 docx 上改完导出新版本旧版本留档。这个习惯坚持下来手册就不会变成科室电脑里那份“从来不对”的摆设。说到底电子病历系统用户手册不是一份用来证明“我们交付过文档”的文件它是系统操作知识在科室里的载体。它的好坏不在于写了多少字、截了多少图而在于一个夜班护士在凌晨三点遇到问题时能不能靠它三分钟内找到答案。把手册当应急地图来维护而不是当教材来供奉这是我在文档交付上吃过亏之后才真正想明白的。希望这套流程——先核对版本、再读流程、按现场排错、最后加工分发——能帮到你也帮到你们科室那台永远开着手册却没人认真翻的电脑。本文还有配套的精品资源点击获取