企业发布新的管理制度需要员工阅读后签字确认学校发放安全告知书希望家长看清注意事项再提交签字回执组织培训时也希望员工认真阅读学习资料并留下学习记录。对于负责发放文件的人来说最关心的不只是资料有没有发出去而是大家有没有阅读、是否完成了确认以及之后能不能查到相应的记录。实际操作中如果把文件发到群里再单独发送一张签字表有人可能没看文件就直接签字。负责人还需要收集签名、整理名单人数一多核对和保存记录都很麻烦。使用草料二维码可以把文件阅读、签字确认放在一起通过“阅后登记”留下阅读确认记录。接收者使用微信扫码查看资料完成设定的阅读要求后再登记或签字记录保存在后台。对于需要检查理解情况的学习资料还可以在阅读后增加答题。一、怎样避免文件还没看就直接签字比如学校组织校外活动需要家长阅读活动安排、安全注意事项并签字确认。如果直接在文件后面放一个签字入口有的家长可能打开页面后没看完内容就直接提交了。这种情况可以使用草料二维码的「阅后登记」功能在签字之前增加必要的阅读条件。将安全告知书的 PDF、Word 文件上传到二维码或者直接编辑成图文内容再设置阅读要求。例如要求在页面停留至少 30 秒才能进行登记。要求滑动到内容底部才能进行登记。对于内容较长的文件可以同时设置阅读时间和滑动到底部两项条件。这样家长扫码后需要先完成设定的阅读步骤才能进入确认环节减少打开文件就直接签字的情况。达到阅读条件后可以通过关联表单让家长填写学生姓名、班级等信息再通过手写签名完成确认。登记按钮也可以改成「我已阅读并知晓」让确认的含义更加明确。企业发放管理制度、岗位操作规范时也可以采用同样的方式让员工先查看内容再登记或签字。需要注意阅读时间和滑动到底部不能保证每个人都认真理解了文件但能减少直接跳过内容的情况。对于重要要求还可以结合答题进一步检查理解情况。二、不同的文件需要怎样的阅读确认并不是所有文件都需要相同的确认方式。普通通知、制度文件通常确认一次就够了。例如企业发布新的考勤制度员工阅读后确认知晓即可。可以把登记频率设置为「仅登记一次」避免同一人反复登记。需要定期学习的内容可以要求重新阅读确认。例如岗位安全规范、周期性安全提醒等负责人可能希望员工每隔一段时间重新阅读一次。草料二维码的阅后登记支持按天、周、月等周期设置登记频率也可以设置每次打开资料都登记。这样同一个二维码可以持续使用不需要每次重新制作签阅页面。重要的学习资料还可以通过答题检查理解情况。例如企业组织设备安全培训员工阅读操作要求后负责人希望进一步了解他们是否知道哪些异常需要停机、发现隐患后该联系谁。这时可以在阅后登记中关联表单增加几道与实际工作相关的问题。单选题可以设置正确答案和分值提交后自动计分。相比只收集一个签名负责人还能查看员工的回答情况了解哪些知识点需要进一步讲解。如果学习内容较多需要按章节安排阅读、答题和签字也可以通过表单分页将这些环节分步骤完成在阅读页设置停留时间再进入后续页面答题或签字。三、文件签阅完成后记录怎么查看过去发放纸质制度或告知书往往需要将签字表逐份收回来再整理成名单保存。等到以后需要查找某个人的签阅情况还要翻找原来的资料。使用草料二维码接收者完成登记或签字后相关信息可以保存在后台负责人能够查看和导出记录。例如学校发出安全告知书后老师可以查看家长提交的学生姓名、班级、登记时间和签名信息。企业发布制度后也可以查看员工的签阅记录。需要核对时可以将导出的记录与原有人员名单进行比对了解已经完成确认的情况。对于培训学习还可以查看答题结果和得分作为后续培训和补充讲解的参考。这样文件阅读、签字确认和记录保存可以在同一套流程中完成不用再分别发送文件、收集纸质签名和手工整理记录。无论是企业制度、学校告知书还是员工学习资料目的都是让需要知晓内容的人先阅读、再确认并留下可供查阅的记录。使用草料二维码不需要单独开发系统接收者用微信扫码即可完成。